Czy wirtualne biuro jest legalne?

Wirtualne biuro to adres, pod którym rejestrowana jest działalność gospodarcza. Z takiego adresu skorzystać może naraz wiele firm. To usługa pełnego outsourcingu obsługi biurowej. E-biura obsługują księgowość, pocztę, a także udostępniają przestrzeń biurową – biurka czy sale konferencyjne. Takie rozwiązanie jest idealne dla dynamicznie rozwijających się firm o różnym charakterze oraz osób, które chcą prowadzić działalność gospodarczą, a z różnych względów nie posiadają nieruchomości. Usługa jest oczywiście płatna, jednak w kontekście kosztów, które przedsiębiorca ponosi za wynajem lokalu, wyposażenie go i opłacenie pracowników, rozwiązanie to wydaje się bardzo opłacalne. Podstawowy wariant wynajmu e-biura na miesiąc to wydatek rzędu od około 40 złotych netto. Zakres oferowanych usług może być różny w zależności od wybranego pakietu. Najczęściej obejmuje:

• obsługę korespondencji,
• dedykowany numer telefonu,
• dostęp do sali konferencyjnej,
• dostęp do sali spotkań z klientami,
• pomoc w rejestracji działalności gospodarczej,
• dodatkowe usługi (księgowość, obsługa prawna).

Czy to legalne?

Rozwiązanie w postaci wirtualnego biura to dość świeży pomysł, który w Polsce stał się popularny dopiero w ostatnich latach. Początkowo spotkał się więc z nieufnością zarówno przedsiębiorców, jak i Urzędów Skarbowych, o czym świadczy dość głośna sprawa z 2014 roku (II FSK 3549/13). Dotyczyła ona odmówienia przez Urząd Skarbowy nadania spółce numeru identyfikacji podatkowej (NIP), ze względu na rzekome niespełnienie warunków lokalowych koniecznych do zarejestrowania działalności, tj. brak numeru lokalu. Decyzja Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego jednak ostatecznie rozwiała wątpliwości dotyczące legalności wirtualnych biur:

“Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).” Oświadczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego (2014-08-05)

Wirtualne biuro Warszawa jest w pełni legalną usługą, jeśli firma ją świadcząca posiada zgodę właściciela na podnajem nieruchomości osobom trzecim, a numer lokalu nie jest konieczny do jej zarejestrowania.

Kto najczęściej korzysta z e-biura?

Posiadanie wirtualnego adresu, pod którym można zarejestrować spółkę, bez konieczności prowadzenia fizycznej działalności to udogodnienie, z którego najczęściej korzystają:

• start-upy,
• małe firmy,
• przedstawiciele wszystkich wolnych zawodów,
• spółki z oddziałami w wielu miastach.

Główną zaletą takiego rozwiązania jest redukcja kosztów związanych z obsługą i prowadzeniem biura. Cena usługi zależy od pakietu, jest jednak kwotą ostateczną, bez ukrytych kosztów – nie płacimy za czynsz, media ani pracowników otrzymując przy tym możliwość korzystania z sali konferencyjnej, oraz, co najważniejsze, prestiżowego adresu, który bez wątpienia pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy na rynku. Szukasz wiarygodnego i bezpiecznego e-biura? Zapoznaj się z ofertą HUB Kolektyw.