Wirtualne biuro jako siedziba firmy – wady i zalety

Wirtualne biuro pozwala na wynajem miejsca do prowadzenia działalności. Jest to usługa, świadczona przez firmy dysponujące przestrzenią biurową, która zapewnia klientowi adres, skrzynkę pocztową, a także wsparcie administracyjne. Jakie korzyści pozwala zyskać wirtualne biuro, a na czym polegają wady takiego rozwiązania? Odpowiedzi na te kluczowe pytania można znaleźć w poniższym tekście.

Zalety wirtualnego biura

Usługa, tak jak wirtualne biuro Kraków, czy wirtualne biuro Warszawa staje się coraz bardziej popularna. Szacuje się, że w Polsce korzysta z niej obecnie kilkanaście tysięcy przedsiębiorców. Nic dziwnego, bo wirtualne biuro to nie tylko własne miejsce przy biurku (co-working), ale także szereg praktycznych korzyści, istotnych dla codziennego funkcjonowania firmy.

Optymalizacja kosztów

Korzystanie z usługi wynajmu wirtualnego biura to propozycja skierowana przede wszystkim do osób, którym nie tyle zależy na posiadaniu stacjonarnego miejsca pracy, co na zyskaniu adresu, pod którym możliwe będzie zarejestrowanie firmy. W tej grupie znajdują się między innymi:

• freelancerzy,
• właściciele start-upów,
• firmy, które planują otwarcie oddziału w nowym mieście,
• sklepy internetowe,
• firmy szkoleniowe.

Wynajem wirtualnego biura jest w ich przypadku o wiele korzystniejszy, zwłaszcza pod względem cenowym, niż wynajem tradycyjnego, stacjonarnego biura. Wynika to z niższych kosztów za czynsz i media. Dodatkowo, wspomniane opłaty można potem wliczyć w koszty prowadzenia działalności, co pozwoli obniżyć wysokość podatku dochodowego. Jest to istotna informacja, zwłaszcza dla osób, które myślą nad umiejscowieniem siedziby firmy w mieszkaniu prywatnym: warto mieć świadomość, że wydatki związane z takim rozwiązaniem, nie mogą być potraktowane jako koszty uzyskania przychodów.

Fachowa pomoc na starcie

Początki nigdy nie należą do łatwych. Tak też jest przy rejestrowaniu działalności, na przykład spółki, w Polsce. Im bardziej złożony charakter posiada, tym dłuższy i bardziej skomplikowany jest  proces biurokratyczny. Taki natłok formalności bywa bardzo zniechęcający i mnoży wątpliwości, zwłaszcza w przypadku początkujących przedsiębiorców. Usługa wynajmu wirtualnego biura często obejmuje kompleksową pomoc w zakresie rejestracji nowej działalności gospodarczej czy też modyfikacji charakteru już istniejącej. Dobrym przykładem jest tutaj HUB KOLEKTYW, które posiada własną kancelarię prawną, a tym samym zaawansowaną wiedzę oraz bogate doświadczenie w zakresie rejestracji różnych podmiotów gospodarczych, niezależnie od ich formy prawnej. Jest to duże ułatwienie zarówno dla firm, jak i dla stowarzyszeń i fundacji, które mogą dzięki temu zaoszczędzić czas, a także uniknąć dodatkowych kosztów wynikających z pomyłek i niedopatrzeń.

Wszystko na miejscu

Przy wynajmie wirtualnego biura nie trzeba się już martwić kwestią szukania najlepszej lokalizacji, odpowiedniego wyposażenia czy dodatkowych udogodnień biurowych. Jak wiadomo, wszystkie te czynności pochłaniają zarówno czas, jak i pieniądze. Tymczasem firmy wynajmujące wirtualne biura oferują w ramach swojej usługi zarówno pełne wyposażenie pomieszczenia biurowego, jak i prestiżową lokalizację, najczęściej blisko centrum miasta. Takie połączenie pozytywnie wpływa na wizerunek firmy na zewnątrz, zwłaszcza na to, jak jest ona postrzegana przez potencjalnych klientów czy znaczące osoby z branży.

Skuteczne wsparcie w codziennych obowiązkach

W profesjonalnych i godnych polecenia wirtualnych biurach można liczyć na kompleksowe wsparcie ze strony wykwalifikowanej kadry pracowników biurowych. Jest wśród nich księgowy, który dba o dokumenty i kontaktuje się z urzędem skarbowym oraz sekretarka, odpowiedzialna za odbieranie telefonów i korespondencji firmowej. Wynajem wirtualnego biura to także możliwość uzyskania firmowego numeru telefonu.

Na co uważać przy wynajmie?

Wirtualne biuro to przede wszystkim wygoda i zysk dla nowoczesnych firm, niemniej jednak nawet tutaj mogą pojawić się pewne trudności czy ryzykowne sytuacje.

Kwestia legalności

Pomimo faktu, że wirtualne biuro jest jak najbardziej legalnym miejscem do prowadzenia działalności, to jednak czasem zdarzają się firmy, które nie posiadają oficjalnej zgody właściciela lokalu na podnajmowanie pomieszczeń osobom trzecim. Warto także upewnić się czy w wirtualnym biurze na pewno znajdują się fizyczne biura i sala konferencyjna. Bez spełnienia tych wymogów rejestracja spółki nie jest prawnie możliwa. W związku z powyższym, dobrym pomysłem jest korzystanie wyłącznie z usług sprawdzonych firm. Jedną z nich jest na przykład HUB KOLEKTYW.

Praca “od-do”

Wirtualne biura funkcjonują w określonych godzinach w ciągu dnia, co może być utrudnieniem dla freelancerów i innych osób, które preferują pracę nocą czy o innych, nietypowych porach.

Granice oszczędności

Wynajem wirtualnego biura oznacza o wiele mniejsze koszty niż wybór klasycznego, stacjonarnego lokalu biurowego. Niemniej jednak, warto zachować czujność w przypadku ofert wyjątkowo atrakcyjnych pod względem ceny. Może się bowiem okazać, że budynek znajduje się na obrzeżach miasta, albo, co gorsza, w małej, nikomu nieznanej miejscowości. Lepiej zapłacić trochę więcej, ale mieć przy tym pewność, że wybieramy ofertę sprawdzonej firmy, która zapewnia atrakcyjną lokalizację i reprezentacyjne biura.

Sprawdzone miejsce

Wirtualne biuro to dobra baza dla nowoczesnych firm, nastawionych na prężny rozwój swojej działalności. Skorzystanie z takiego rozwiązania to oszczędność czasu, możliwość uniknięcia dodatkowych kosztów, a przy tym prestiż i praktyczne wsparcie na co dzień. Tak jak w każdym przypadku, również tutaj warto zachować czujność i wybierać tylko sprawdzone oferty. Jak wiadomo, nieuczciwość zdarza się w każdej branży. Osoby, które poszukują zaufanego, wirtualnego biura w Warszawie, powinny zapoznać się z usługami HUB KOLEKTYW.