Poznaj swojego klienta

Jako wirtualne biuro, które zgodnie z ustawą jest jednostką obowiązaną mamy obowiązek posiadać aktualne informacje o naszych klientach. Dlatego musimy potwierdzić lub dostać od Ciebie Twoje aktualne dane i dokumenty. Działamy zgodnie z przepisami ustawy AML.

Wybrane materiały będzie można pobrać po dokonaniu zakupu.

Jeśli w toku prowadzonej działalności gospodarczej zostały dokonane zmiany dokumentów tożsamości, beneficjentów rzeczywistych czy osób reprezentujących firmę, jak również zmianie uległy adresy do doręczeń korespondencji numery telefonu czy maila należy dokonać zgłoszenia aktualizacji danych w sposób niezwłoczny.

Wystarczy pobrać z naszej strony formularz aktualizacji i przesłać na maila kontaktowego wskazanego w umowie zawartej z HUB Kolektyw.

W każdym powiadomieniu określamy czas, jaki masz na odpowiedź. O potrzebie aktualizacji informujemy z dużym wyprzedzeniem i robimy to w wymaganych przez ustawę terminach.

Jeśli nie dostarczysz nam aktualnych dokumentów i informacji, wtedy będziemy musieli zastosować sankcje opisane w Ustawie. Będziemy musieli ograniczyć Ci dostęp do usług na przykład zablokować dostęp do konta klienta do czasu dostarczenia aktualizacji danych, a w przypadku dalszego braku aktualizacji danych ostatecznie będziemy musieli wypowiedzieć umowę i dokonać zgłoszenia do Głównego Inspektora Nadzoru Finansowego.

Przepisy dotyczące przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu

Art. 34. Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:

1. Identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;
2. Identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
a. weryfikacji jego tożsamości,
b. ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
3. Ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
4. Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
a. analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
b. badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
c. zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
5. Instytucje obowiązane, stosując środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, identyfikują osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.
6. Instytucje obowiązane dokumentują zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Na żądanie organów, o których mowa w art. 130, instytucje obowiązane wykazują, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną zastosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego.
7. Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.
8. Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej instytucje obowiązane informują klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych.

Art. 35. Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

1. Nawiązywania stosunków gospodarczych;
2. Przeprowadzania transakcji okazjonalnej:
a. o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub ©Kancelaria Sejmu s. 32/118 13.01.2022
b. która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro,
c. z wykorzystaniem waluty wirtualnej o równowartości 1000 euro lub większej - w przypadku instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 12;
3. Przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane - w przypadku instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 21- 23;
4. Obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane - w przypadku instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 20; 5) podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; 6) wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.
5. Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności gdy:
1. doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
2. doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego;
3. instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (Dz. U. z 2021 r. poz. 626).
4. Warunkiem dostępu do anonimowych skrytek sejfowych jest zastosowanie przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 34

Art. 36. Identyfikacja klienta polega na ustaleniu w przypadku:

1. osoby fizycznej:
a. imienia i nazwiska,
b. obywatelstwa,
c. numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
d. serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
e. adresu zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną, nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;


2. osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:
a. nazwy (firmy),
b. formy organizacyjnej,
c. adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
d. NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji,
e. danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.


1. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego obejmuje ustalenie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a, w przypadku posiadania informacji przez instytucję obowiązaną - również danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b-e.
2. Identyfikacja osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta obejmuje ustalenie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a-d.

Art. 41. 1. W przypadku gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1:

1. nie nawiązuje stosunków gospodarczych;
2. nie przeprowadza transakcji okazjonalnej;
3. nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;
4. rozwiązuje stosunki gospodarcze.

2. Instytucja obowiązana ocenia, czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o której mowa w ust. 1, stanowi podstawę do przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86.

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 14, w zakresie, w jakim instytucje te ustalają sytuację prawną klienta w związku z postępowaniem sądowym, wykonywaniem obowiązków polegających na obronie, reprezentowaniu lub zastępowaniu klienta w postępowaniu sądowym albo udzielaniu klientowi porady prawnej dotyczącej wszczęcia postępowania sądowego lub uniknięcia takiego postępowania.

• Ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami: Art. 27, Art. 33, Art. 34, Art. Art. 43
• Ustawa z dnia 9 października 2015 r. o wykonywaniu Umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA: Art. 4.