Zakładasz działalność gospodarczą i zastanawiasz się, gdzie powinna znajdować się siedziba firmy? To ważna decyzja, ponieważ jest to jedna z kilku informacji, które należy podać podczas rejestracji. Wybieranie siedziby firmy, szczególnie w przypadku osób, które robią to po raz pierwszy, wiąże się z pułapkami, które warto mieć na uwadze. Dowiedz się, czym należy się kierować, aby dobrać odpowiednią lokalizację.
Ukryte koszty
Z pewnością masz świadomość, że siedziba firmy jest wizytówką Twojej działalności. Wielu osobom najlepszym rozwiązaniem wydaje się wynajem własnego lokalu, ponieważ pozwala wybrać dobrą lokalizację, urządzić wnętrza zgodnie z gustem i decydować o czasie otwarcia biura. Tymczasem poniesione koszty często są niewspółmierne do oczekiwanego komfortu. Wynajem lokalu wiąże się ze stałymi opłatami, które należy regulować co miesiąc – bez względu na to, czy jesteś aktualnie na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Wybieranie siedziby firmy warto uzależnić od potencjalnych kosztów takich jak:
- wynajem,
- wyposażenie wnętrz,
- media,
- sprzątanie lokalu,
- osoba pilnująca biuro podczas Twojej nieobecności.
Podejmując decyzję o tym, gdzie powinna znaleźć się siedziba firmy, zastanów się, których kosztów jesteś w stanie uniknąć.
Wizyty w nieodpowiednich porach
Zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą? Możesz być przekonany, że siedziba firmy w miejscu zamieszkania to rozwiązanie idealne. Nic bardziej mylnego. Adres wskazany podczas rejestracji jest widoczny w KRS lub CEIDG. To oznacza, że do Twojego mieszkania będzie przychodziła korespondencja dotycząca firmy, tam też zjawią się urzędnicy czy niezapowiedziana kontrola skarbowa. Z dużym prawdopodobieństwem podczas rodzinnego obiadu albo innej, mało oficjalnej czynności, a tego wolisz uniknąć, prawda?
Weź pod uwagę również klientów. Nie każdy spojrzy przychylnym okiem na spotkanie w Twoim miejscu zamieszkania lub konieczność załatwiania ważnych dla niego spraw w restauracji czy kawiarni. Wybierając siedzibę firmy, warto zdecydować się na prestiżową lokalizację, dobrze skomunikowaną z innymi częściami miasta. Docenią to nie tylko klienci, ale również potencjalni inwestorzy.
Niski prestiż
Skoro o prestiżu mowa – siedziba firmy w miejscu zamieszkania może wiązać się z mniejszą renomą wśród klientów. Nie każdy dysponuje lokalem w cieszącej się popularnością dzielnicy, tymczasem dla wielu osób ma to duże znaczenie. Równie ważna jest estetyka i otoczenie, w jakim znajduje się budynek. Czy klienci będą czuć się bezpiecznie, przychodząc na spotkanie biznesowe? Czy kamienica, w której planujesz zarejestrować siedzibę firmy, jest odnowiona? To wszystko ma wpływ na budowanie świadomości marki i zaufania do Ciebie jako partnera biznesowego.
Weź również pod uwagę to, że Twoja firma z czasem może się powiększyć. Nowi pracownicy to konieczność stworzenia odpowiedniej przestrzeni do pracy – najlepiej w miejscu, do którego stosunkowo łatwo dotrzeć. Dobrym rozwiązaniem są wirtualne biura o wysokim standardzie, które oferują adresy w prestiżowych lokalizacjach, stąd w naszej ofercie jest wynajęcie wirtualnego adresu w Warszawie, oraz wirtualnego biura w Krakowie.
Brak możliwości spotkania
Wybieranie siedziby firmy to także decyzja o tym, gdzie w przyszłości będą odbywać się spotkania z klientami. Twoje mieszkanie zdecydowanie odpada, a kawiarnia czy restauracja lepiej sprawdzają się w przypadku niezobowiązujących biznesowo rozmów. O co warto zadbać, wybierając miejsce spotkań z klientami?
- łatwy dostęp do lokalu
- parking w pobliżu
- komfortowe warunki do pracy
- odpowiednie wyposażenie, które umożliwi zaprezentowanie projektu
Profesjonalne biura wirtualne często zapewniają dostęp do sal, w których panują sprzyjające pracy warunki. Klienci chętniej nawiążą z Tobą współpracę, jeśli zadbasz o ich komfort, a Ty będziesz bardziej efektywny, pracując w ciszy i spokoju.
Brak recepcji i zalegająca korespondencja
Siedziba firmy to nie zawsze miejsce wykonywania działalności gospodarczej, ale to właśnie tam dostarczana jest wszelka korespondencja. Podając adres zamieszkania podczas rejestracji, musisz liczyć się z tym, że poczta trafi do Twojego domu. Z kolei wynajmując lokal biurowy, możesz mieć problemy ze względu na brak profesjonalnej kadry. Wiele firm nie posiada zatrudnionych na stałe pracowników administracyjnych, co może wiązać się z brakiem płynności w odbieraniu korespondencji. Jak temu zaradzić?
Warto poszukać wirtualnego biura, które w ramach usług oferuje dostęp do recepcji, w tym przesyłanie korespondencji na wskazany adres czy informacji o nowych listach. Takie rozwiązanie zabezpiecza Cię przed brakiem reakcji na ważne powiadomienie z urzędu, który może wiązać się z karą finansową.
Wirtualne biura w Warszawie i Krakowie
Wybieranie siedziby firmy w przypadku działalności na niewielką skalę, nie musi wiązać się z dodatkowymi kosztami czy stresem. Warto sprawdzić ofertę wirtualnego biura HUB Kolektyw, dzięki któremu do Twojej dyspozycji może być sala spotkań w Warszawie lub sala spotkań w Krakowie. To rozwiązanie w korzystnej cenie, które zapewni Twojej firmie bezpieczeństwo.
