Prowadzenie spółki z o.o. to nie tylko rozwijanie biznesu i realizacja celów, ale też dbanie o ważne formalności. Jednym z głównych obowiązków jest coroczne przygotowanie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego.
Ten prosty przewodnik krok po kroku pomoże zarządowi i wspólnikom przejść przez cały proces sprawnie i bez stresu.
Z poniższego artykułu dowiesz się:
1. Czym jest sprawozdanie finansowe i jakie elementy powinno zawierać
2. W jakich terminach należy składać poszczególne dokumenty
3. Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie i podpisanie dokumentów
4. Czym jest sprawozdanie zarządu z działalności
5. Jakie uchwały podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy podjąć
6. Składanie dokumentów do KRS
7. Jakie są przewidziane sankcje za niezłożenie sprawozdania
Czym jest sprawozdanie finansowe i jakie elementy zawiera?
Sprawozdanie finansowe to dokument odzwierciedlający sytuację majątkową i finansową spółki na koniec roku obrotowego. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, powinno ono zawierać:
- Bilans – przedstawiający aktywa i pasywa spółki
- Rachunek zysków i strat – pokazujący przychody, koszty oraz wynik finansowy
- Informację dodatkową – zawierającą wprowadzenie do sprawozdania, przyjęte zasady rachunkowości oraz dodatkowe informacje i wyjaśnienia
Uwaga: jeśli spółka podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, sprawozdanie powinno zawierać dodatkowo:
- Rachunek przepływów pieniężnych
- Zestawienie zmian w kapitale własnym
Kluczowe terminy
Daty, w których należy złożyć odpowiednie dokumenty to:
- Do 31 marca – sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym)
- Do 30 czerwca – zatwierdzenie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników
- Do 15 lipca – złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie?
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada zarząd spółki. Może on powierzyć prowadzenie usług księgowych do biura rachunkowego, jednak odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe sporządzenie sprawozdania spoczywa na zarządzie.
Sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz wszystkich członków zarządu. Od 2022 roku możliwe jest podpisanie sprawozdania przez jednego członka zarządu, pod warunkiem, że pozostali złożą oświadczenia, iż sprawozdanie spełnia wymagania ustawy.
Czym jest sprawozdanie zarządu z działalności
To dokument opisujący działalność spółki w danym roku obrotowym. Powinien zawierać szereg informacji:
- Informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki
- Ocenę uzyskanych efektów działalności
- Opis istotnych zdarzeń wpływających na działalność spółki
- Przewidywany rozwój jednostki
- Opis czynników ryzyka i zagrożeń
Spółki mikro i małe mogą być zwolnione z obowiązku sporządzania tego sprawozdania, jeśli zgromadzenie wspólników podejmie odpowiednią uchwałę.
Jakie uchwały podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy podjąć
Podczas zwyczajnego zgromadzenia wspólników należy podjąć uchwały dotyczące:
- Uchwała zatwierdzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności.
- Uchwała dotyczą podziału zysku lub pokrycia straty.
- Uchwała dotycząca udzielenia absolutorium członkom organów spółki.
Dodatkowo mogą być podjęte uchwały dotyczące m.in. zmianie siedziby i adresu spółki, gdzie dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z wirtualnego biura Warszawa lub wirtualnego biura Kaków , czy przedłużenia kadencji członków zarządu czy decyzji o dalszym istnieniu spółki w przypadku straty przewyższającej połowę kapitału zakładowego .
Składanie dokumentów do KRS
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, w ciągu 15 dni należy złożyć do KRS poprzez system e-KRS (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/). Lista dokumentów do złożenia:
- Sprawozdanie finansowe.
- Sprawozdanie zarządu z działalności.
- Uchwały zgromadzenia wspólników.
- Opinię biegłego rewidenta (jeśli dotyczy).
- Oświadczenia członków zarządu (jeśli dotyczy).
Jakie są przewidziane sankcje za niezłożenie sprawozdania
Niezłożenie sprawozdania finansowego w wymaganych terminach może skutkować nałożeniem kar. Poniżej lista sankcji przewidzianych prawnie:
- Grzywną – od 10 do 720 stawek dziennych
- Karą ograniczenia wolności – od miesiąca do 2 lat
- Postępowaniem przymuszającym – sąd może nałożyć karę do 15 000 zł, powtarzaną aż do 1 000 000 zł
- Rozwiązaniem spółki – w przypadku niezłożenia sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe
Znajomość obowiązków spoczywających na zarządzie i wspólnikach spółki z o.o. oraz ich terminowe wypełnienie to podstawa, by firma działała sprawnie i bez ryzyka nieporozumień z urzędami. Sprawozdanie finansowe oraz dokumenty zatwierdzające rok obrotowy to nie tylko wymóg prawny – to także doskonała okazja, by wspólnicy i zarząd zyskali jasny obraz finansów firmy i mogli zaplanować jej dalszy rozwój.
Aby ułatwić przejście przez cały proces, przygotowaliśmy dla Państwa praktyczną checklistę – dzięki niej nic nie umknie i wszystko pójdzie zgodnie z planem!
Jeśli chcesz powierzyć nam prowadzenie księgowości to sprawdź naszą ofertę dla księgowości:
