W tym artykule przeczytasz o tym:
- Kiedy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy w KSeF?
- Przykłady sytuacji, w których biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność
- Kiedy biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności?
W poprzedniej części (CZYTAJ TUTAJ) wyjaśniliśmy, że przed organami podatkowymi pełną odpowiedzialność za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zawsze ponosi podatnik. Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe pozostaje całkowicie zwolnione z odpowiedzialności. W określonych sytuacjach może ono ponosić odpowiedzialność cywilną wobec swojego klienta za szkody wynikające z nieprawidłowej obsługi KSeF.
W praktyce wielu przedsiębiorców zadaje pytanie: czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy w KSeF? Odpowiedź brzmi: tak, ale tylko w określonych przypadkach. Zakres tej odpowiedzialności zależy przede wszystkim od treści zawartej umowy oraz od tego, czy błąd powstał z winy biura rachunkowego.
Zakres odpowiedzialności biura rachunkowego wynika z umowy
Kluczowym dokumentem regulującym współpracę pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym jest umowa o świadczenie usług księgowych. To właśnie jej postanowienia określają, jakie obowiązki zostały powierzone biuru oraz za jakie czynności ponosi ono odpowiedzialność.
Jeżeli przedsiębiorca oczekuje, że biuro rachunkowe będzie obsługiwać KSeF, warto zadbać o to, aby zakres tych obowiązków został szczegółowo opisany w umowie lub odpowiednim aneksie. Ogólne zapisy dotyczące prowadzenia księgowości mogą okazać się niewystarczające w przypadku sporu.
W umowie powinny znaleźć się między innymi informacje dotyczące:
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- terminowego przesyłania dokumentów do KSeF,
- pobierania faktur zakupowych z systemu,
- monitorowania komunikatów zwrotnych i numerów KSeF,
- postępowania w przypadku odrzucenia faktury,
- zasad współpracy i przekazywania dokumentów przez przedsiębiorcę.
Dopiero tak określony zakres obowiązków pozwala jednoznacznie ustalić, czy ewentualny błąd wynika z nienależytego wykonania umowy przez biuro rachunkowe.
Kiedy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy w KSeF?
Biuro rachunkowe może odpowiadać za błędy związane z KSeF wyłącznie wtedy, gdy spełnione są określone przesłanki. Przede wszystkim musi istnieć zobowiązanie do wykonywania konkretnych czynności związanych z obsługą KSeF, a powstała szkoda musi być następstwem działania lub zaniechania biura.
Odpowiedzialność może powstać między innymi wtedy, gdy biuro:
- nie dochowa terminów wynikających z umowy,
- popełni błędy podczas wprowadzania danych do faktury,
- nie wykona powierzonych obowiązków związanych z obsługą KSeF,
- dopuści się zaniedbań powodujących straty po stronie przedsiębiorcy.
Każda sytuacja wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ samo wystąpienie błędu nie oznacza jeszcze automatycznej odpowiedzialności biura rachunkowego.
Przykłady sytuacji, w których biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność
Nieterminowe przesłanie faktury do KSeF
Jeżeli przedsiębiorca przekazał wszystkie niezbędne dane w terminie określonym w umowie, a biuro rachunkowe z opóźnieniem wystawiło lub przesłało fakturę do KSeF, może ono ponosić odpowiedzialność za szkody poniesione przez klienta. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których opóźnienie skutkuje nałożeniem sankcji lub powoduje inne negatywne konsekwencje finansowe.
Błędy w danych faktury
Odpowiedzialność może również powstać w przypadku nieprawidłowego wprowadzenia danych do faktury ustrukturyzowanej. Przykładem może być błędny numer NIP kontrahenta, niewłaściwa stawka VAT, nieprawidłowa kwota podatku lub pominięcie obowiązkowych elementów faktury, mimo że przedsiębiorca przekazał komplet poprawnych informacji.
Niepobranie faktur zakupowych z KSeF
Jeżeli umowa przewiduje, że biuro rachunkowe odpowiada za pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur, a obowiązek ten nie został wykonany, może to doprowadzić do opóźnień w księgowaniu kosztów lub rozliczeniu podatku VAT. W takich okolicznościach przedsiębiorca może dochodzić od biura naprawienia poniesionej szkody.
Kiedy biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności?
Nie każda nieprawidłowość związana z KSeF obciąża biuro rachunkowe. Jeżeli przyczyną błędu było działanie lub zaniechanie przedsiębiorcy, odpowiedzialność pozostaje po jego stronie.
Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy przedsiębiorca:
- przekazał dokumenty po terminie,
- dostarczył niekompletne lub błędne dane,
- nie poinformował biura o zmianach dotyczących kontrahenta,
- samodzielnie wystawił błędną fakturę,
- nie zastosował się do ustalonych procedur współpracy.
Dlatego tak istotne jest wypracowanie jasnych zasad komunikacji oraz terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym.
Odpowiedzialność karna skarbowa za błędy w KSeF – kto odpowiada personalnie?
Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego to tylko jeden z elementów całego systemu odpowiedzialności związanej z KSeF. Równie ważnym zagadnieniem jest odpowiedzialność karna skarbowa, która może dotyczyć osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Choć ustawodawca przewidział okres przejściowy dotyczący stosowania sankcji, przedsiębiorcy nie powinni traktować go jako czasu zwolnienia z obowiązków. Po pełnym wdrożeniu przepisów błędy w KSeF mogą skutkować odpowiedzialnością wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego.
Kto może ponosić odpowiedzialność karną skarbową?
Odpowiedzialność karna skarbowa ma charakter osobisty. Oznacza to, że nie ponosi jej sama spółka jako osoba prawna, lecz konkretne osoby odpowiedzialne za prowadzenie spraw finansowych i podatkowych przedsiębiorstwa.
Najczęściej będą to:
- członkowie zarządu spółki,
- prezes zarządu,
- dyrektor finansowy,
- główny księgowy,
- właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.
Zakres odpowiedzialności każdej z tych osób zależy od faktycznie wykonywanych obowiązków oraz stopnia wpływu na proces fakturowania i rozliczeń podatkowych.
Jakie błędy w KSeF mogą prowadzić do odpowiedzialności?
Ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej może pojawić się między innymi w przypadku:
- niewystawienia faktury w wymaganym terminie,
- nieprzesłania faktury do KSeF,
- wystawiania nierzetelnych lub wadliwych faktur,
- świadomego podawania nieprawdziwych danych,
- naruszenia obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.
Rodzaj oraz wysokość sankcji zależą od okoliczności konkretnej sprawy, stopnia zawinienia oraz skutków podatkowych danego naruszenia.
Powierzenie obsługi KSeF biuru rachunkowemu nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest przekonanie, że podpisanie umowy z profesjonalnym biurem rachunkowym całkowicie przenosi odpowiedzialność za KSeF na zewnętrznego usługodawcę.
W rzeczywistości członkowie zarządu nadal są zobowiązani do sprawowania należytego nadzoru nad procesami podatkowymi. Dotyczy to zarówno wyboru odpowiedniego biura rachunkowego, jak i bieżącej kontroli jakości wykonywanych przez nie usług.
Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur, regularnego monitorowania procesów, okresowych audytów oraz jasnego podziału odpowiedzialności pomiędzy pracowników i podmioty zewnętrzne.
Im lepiej przedsiębiorstwo przygotuje organizację do funkcjonowania w KSeF, tym mniejsze będzie ryzyko błędów, sporów z biurem rachunkowym oraz odpowiedzialności podatkowej i karnej skarbowej osób zarządzających.
