Co to jest wirtualne biuro i co powinieneś o nim wiedzieć?

Wirtualne biuro to rozwiązanie wybierane coraz częściej przez różnego rodzaju firmy. Pomysł narodził się pod koniec lat 90-tych XX w USA. Współcześnie bardzo wiele osób pracuje zdalnie wykonując zawód freelancera w różnych dziedzinach – fotografii, grafiki, projektowania czy copywritingu. Wirtualne biuro, podobnie jak coworking, zrzesza ich i pozwala na czerpanie profitów za niewielką opłatą.

Czym różni się coworking od virtual office?

Obie te formy z założenia zrzeszają pracowników różnych branż czy specjalizacji w jednym miejscu, umożliwiając im pracę zdalną, z dala od zatłoczonych kawiarni. W przypadku wirtualnego biura wynajmujemy jednak nie biurko, a adres firmy i obsługę administracyjną. Wirtualne biuro to odpowiedź na potrzeby współczesności – wiele firm, szczególnie niewielkich, do pracy potrzebuje jedynie telefonu oraz laptopa z dostępem do internetu.

Dla kogo?

Niezależnie od rodzaju działalności, każdy właściciel firmy musi wskazać adres jej rejestracji. Adres domowy jest mało profesjonalny i może obniżać wiarygodność przedsiębiorstwa, dlatego warto rozważyć opcję wynajęcia go od wirtualnego biura. To rozwiązanie pozwala na redukcję kosztów utrzymania firmy, bez konieczności rezygnowania z różnego rodzaju pakietów. Najczęściej wybierane jest przez:

• start-upy i młode firmy z niewielkim kapitałem początkowym, dla których wynajęcie, opłacenie i urządzenie biura stacjonarnego byłoby totalnie nieopłacalne;
• firmy planujące utworzenie stacjonarnego oddziału firmy w innym mieście;
• firmy potrzebujące profesjonalnej obsługi administracyjnej.

Rozwiązanie w postaci wirtualnego biura skierowane jest właściwie do wszystkich firm, zarówno małych, jak i dużych. W biurze wirtualnym zarejestrować można formy działalności takie jak:

• jednoosobowa działalność,
• spółka akcyjna,
• spółka cywilna,
• spółka jawna,
• spółka z o.o.,

a nawet fundację czy stowarzyszenie.

Jakie są zalety?

Główną zaletą jest podniesienie prestiżu firmy, która zarejestrowana jest na adres w większym mieście, np. warszawski. Oczywiście, dla działalności przedsiębiorstwa nie ma to znaczenia, ale zupełnie inaczej postrzegają to konsumenci – często jako firmę lepszą i bardziej wiarygodną. Inne, niezaprzeczalne zalety to m.in.:

• relatywnie niski koszt, różne opcje, krótszy okres wypowiedzenia i mniej problemów lokalowych niż w tradycyjnym biurze – nie musimy wynajmować lokalu, urządzać go i utrzymywać;
• przestrzeń biurowa do dyspozycji – możliwość skorzystania z sal konferencyjnych i sal spotkań – profesjonalny i pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z klientem;
• obsługa korespondencji w ramach wybranego pakietu;
• możliwość skorzystania z dodatkowych usług oferowanych przez wirtualne biuro – księgowości lub obsługi prawnej.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze oferty?

Jeśli zdecydowałeś się na optymalizację kosztów w biznesie i wynajem wirtualnego adresu, zwróć uwagę na poniższe aspekty:

• lokalizacja – teoretycznie nieistotna, bo przecież masz pracować zdalnie. Nic bardziej mylnego. Kontakt z klientem wymaga spotkań, a te przeprowadzane w wirtualnym biurze będą zdecydowanie bardziej profesjonalne, niż w zatłoczonej kawiarni. Zwróć więc uwagę na lokalizację biura i kwestie komunikacyjne. Adres to też prestiż, który buduje pozytywny wizerunek Twojej firmy.
• dostępność sal konferencyjnych – to miejsce spotkań z klientami, zadbaj by spełniało wszystkie Twoje wymagania, dostępność rzutnika, tablicy, czy innych udogodnień.
• oferta – zapoznaj się z listą opcji, które przysługują Ci w ramach wykupionego pakietu i tych dostępnych za dodatkową opłatą. Lepiej wybrać miejsce, które oferuje kompleksowe usługi, wliczając w to obsługę prawną i księgowości.

HUB Kolektyw – wirtualne biuro na miarę Twoich oczekiwań

Jesteś zainteresowany wirtualnym biurem w Warszawie lub Krakowie? Wybierz jeden z pakietów, a inne kwestie pozostaw nam. Zapewnimy Ci:

• dostęp do sal konferencyjnych,
• obsługę poczty,
• profesjonalną obsługę recepcji,
• prestiżowy adres Twojej firmy.

Nie czekaj, zarejestruj się i zamów wirtualne biuro w mniej niż 15 minut.